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Regime de Adiantamento (Pronto-Pagamento)

 

    Formulário de Solicitação Formulário de Devolução de Saldo
Relatório de Prestação de Contas Classificação da Despesa

 

Conforme disposto no Art. 2º do Decreto Estadual 5006/2012, o regime de adiantamento consiste na entrega de numerário a servidor ou militar em exercício para custear despesas a seu cargo ou do órgão ou entidade a que pertença, sempre precedido de empenho na dotação orçamentária própria, cujo pagamento, em razão do reduzido valor a ser pago ou pela impossibilidade, inconveniência ou, ainda, para os casos de emergência, não possa subordinar-se ao trâmite do processo licitatório, sob pena de causar prejuízos ou embaraços a prestação de serviços públicos.

 

Procedimentos Iniciais

Abertura da Conta

As solicitações de abertura de conta de adiantamento deverão ser encaminhadas à Diretoria de Contabilidade e Finanças (DCF), por meio de ofício, contendo, obrigatoriamente, as seguintes informações:

  • Nome da pessoa responsável pelo adiantamento (1ª Assinatura), RG, CPF, telefone de contato, e-mail , matrícula e cargo.
  • Nome do segundo responsável ( 2ª Assinatura), RG, CPF, telefone de contato, e-mail, matrícula e cargo.
  • Anexar cópia do comprovante de residência atualizado (últimos 30 dias) e cópia do RG e CPF ou carteira de motorista.
  • Número da agência da Caixa Econômica Federal, na qual será aberta a nova conta.

Solicitação do Adiantamento

Após a abertura da conta, deverá ser preenchido e enviado a secretaria da DCF o formulário de solicitação de adiantamento (disponível na página da DCF).

 

 Considerações Importantes

  • O período de aplicação (utilização) do recurso será de no máximo 90 (noventa) dias corridos, a partir da data de realização do depósito bancário.
  • É vedada a concessão de adiantamento para cobertura de despesas já realizadas, somente serão admitidos documentos comprobatórios, com data igual e/ou posterior à data do recebimento do numerário pelo responsável.
  • Todas as despesas deverão ser pagas por meio de cheques nominativos, sendo o detentor do adiantamento responsável pela utilização e gerenciamento do recurso.
  • Conforme normatização, a movimentação das contas bancárias deverá, obrigatoriamente, conter 2 (duas) assinaturas com cheques nominais e individualizados por credor, (para não acarretar tarifas bancárias, quanto à emissão de cheques para valores muito pequenos, pode-se pagar mais de uma nota com o mesmo cheque, entretanto anotar nas notas fiscais o nº do cheque).
  •   O titular do adiantamento não poderá transferir a sua responsabilidade a outro servidor.
  • O responsável pelo adiantamento deverá estar atento ao tipo da despesa. Adiantamento de material de consumo só poderá custear despesas com materiais de consumo, bem como o adiantamento de serviço só poderá custear despesas com prestação de serviços.

No caso de adiantamento de serviço, cujas notas fiscais forem emitidas por prestadores de Maringá, com incidência de ISS, deverá ser pago ao fornecedor o valor líquido da nota fiscal, deduzido o valor do imposto. Solicitar a Divisão de Contabilidade a emissão da guia, lembrando que o recolhimento do ISS deverá ser realizado pelo próprio detentor do adiantamento até o dia 20 do mês subsequente à emissão da nota fiscal, ou até a data limite do período de aplicação do adiantamento (o que ocorrer primeiro).

  • É proibida a aquisição de equipamento e material permanente com recursos provenientes de adiantamento.
  • Para despesas superiores a R$ 100,00 será obrigatório à apresentação de três orçamentos.
  • O Decreto 5006, de 22/06/2012 determina que a partir de 2013 serão concedidos apenas dois adiantamentos por servidor, no exercício corrente.

 Do Recolhimento do Saldo

O saldo não utilizado do adiantamento deverá ser recolhido para a UEM em até 5 dias úteis após vencimento do período de aplicação, mediante guia de recolhimento (disponível no site da DCF).

 Da Prestação de Contas

  • O prazo para a prestação de contas do adiantamento é de até 15 dias úteis após o término do período de aplicação.
  • O Relatório de Prestação de Contas (disponível no site da DCF) deverá ser preenchido na sua totalidade (todos os campos disponíveis), e os documentos fiscais relacionados e apresentados em ordem cronológica de data.
  • A classificação das despesas informadas no relatório de prestação de contas (campo código da despesa) será realizada pelo próprio detentor do adiantamento, com base no arquivo “Classificação das Despesas”, disponível no site da Divisão de Contabilidade. Eventuais dúvidas poderão ser esclarecidas com os servidores da Divisão de Contabilidade.
  • Os documentos fiscais, recibos e demais documentos comprobatórios deverão conter certificação e/ou atestado da realização dos serviços ou do recebimento de materiais, lembrando que a declaração de despesa deverá ser assinada por autoridade superior ao servidor que detém o adiantamento (Exemplo: se o detentor de adiantamento for servidor do departamento “X”, as declarações de despesas deverão ser assinadas pelo Chefe do Departamento; se o detentor for o chefe do Departamento, as declarações de despesas devem ser assinadas pelo Diretor de Centro).
  • Somente serão aceitas as notas fiscais, faturas e recibos emitidos dentro do período de aplicação.
  • Além da declaração de despesa, é necessário constar uma justificativa para a aquisição do produto ou serviço através do regime de adiantamento.
  • Serão glosados os documentos, sem identificação ou com alterações, rasuras, emendas e entrelinhas, que prejudiquem sua clareza ou legitimidade.
  • Quando se referir a despesas com combustível, (permitido somente para veículos da Instituição-UEM), as notas fiscais deverão conter o número da placa e quilometragem do veículo.
  • Sempre que necessário, o detentor do adiantamento deverá esclarecer e/ou justificar qualquer fato que auxilie na análise da prestação de contas.
  • Além do relatório preenchido, encaminhar todas as notas fiscais pagas através do adiantamento.
  • Para facilitar a montagem do processo, as notas fiscais de tamanho menores deverão ser coladas em papel A4, somente na extremidade da lateral esquerda, de modo que o verso da nota fique livre para verificação.
  • Preferencialmente, o carimbo de declaração de despesa deve ser feito no corpo ou no verso da nota fiscal, se não for possível, deverá ser em folha anexa, porém parte do carimbo deverá estar sobre a nota fiscal, tomando-se o cuidado para não encobrir nenhum dado da nota fiscal.

 Das Penalidades

  • De acordo com o Art. 27 do Decreto Estadual 5006/2012, os responsáveis que deixarem de realizar a prestação de contas de adiantamentos ou de recolher o saldo não aplicado, dentro do prazo estabelecido na Lei Estadual n° 16.949, de 24 de novembro de 2011, ficarão sujeitos à multa de 2% (dois por cento) sobre o valor do adiantamento, acrescido de correção monetária e juros moratórios no percentual de 1% (um por cento) ao mês, calculado sobre o total do adiantamento, recolhido à conta do tesouro, salvo motivo de força maior, devidamente demonstrado e reconhecido pela autoridade competente, além da pena disciplinar a que for condenado.
  • A multa, acrescida de correção monetária e juros moratórios, será aplicada pelo ordenador de despesas e deverá ser recolhida imediatamente após o recebimento da notificação, à conta do Tesouro Geral do Estado.
  • No processo de aplicação da multa e seus consectários legais deverá ser observado o contraditório e a ampla defesa.
  • Não recolhidos, os valores serão inscritos em Dívida Ativa e abertura contra o responsável da competente ação executiva fiscal, além de Procedimento Administrativo Disciplinar.
  • Ainda de acordo com a referida lei, quando a Prestação de Contas não atender as regras e procedimentos previstos neste Decreto, a Chefia do Grupo Financeiro Setorial ou equivalente na Administração Indireta notificará o responsável pelo adiantamento para o recolhimento imediato da parte que não foi aceita, cabendo-lhe posteriormente a comprovação do referido recolhimento, sob pena de responsabilização administrativa, civil e criminal.
  • No caso da não regularização da prestação de contas glosada, aplicar-se-á as penalidades acima descritas.

Considerações Finais

É importante ressaltar que essa modalidade de compra/contratação deve ser utilizada somente em casos emergenciais ou na aquisição de itens de pequeno valor, que não estejam disponíveis no almoxarifado da UEM. Despesas comuns, que poderiam ter sido previstas, e realizadas por meio de licitação poderão ser glosadas quando da análise da prestação de contas pela Divisão de Contabilidade.

 
       

       Dispositivos Legais sobre Adiantamentos

  

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