Regulamentação

(Regulamento aprovado pela Resolução Nº 153/91-CAD)

À Diretoria de Material e Patrimônio compete:

1. promover, organizar, coordenar e controlar os serviços de tombamento, registro e manutenção dos equipamentos e materiais permanentes;
2. promover, organizar, coordenar e controlar as atividades de recepção, estocagem e distribuição dos materiais de consumo, matérias-primas, materiais de obras, dos equipamentos e materiais permanentes;
3. promover, organizar, coordenar e controlar as atividades relativas às aquisições de material, contratações de serviços, bem como alienação, movimentação e baixa de bens móveis.

 Ao Diretor de Material e Patrimônio incumbe:

1. administrar e representar a DMP;
2. emitir parecer, quando consultado, sobre assuntos de competência da Diretoria;
3. articular-se com os órgãos competentes, objetivando orientação imediata sobre políticas, legislação e normas relativas ao seu âmbito de ação com vistas ao aperfeiçoamento das atividades sob sua responsabilidade;
4. promover, organizar e acompanhar a execução das atividades sob responsabilidade das Divisões de Compras, Patrimônio, Almoxarifado Central e Reprografia;
5. orientar, disciplinar e executar todas as atividades relacionadas com a administração de material e patrimônio da Universidade, de competência da DMP;
6. determinar os fluxos, procedimentos e documentos das atividades das unidades subordinadas;
7. formular os processos de compras de materiais em geral e de contratação de serviços, observadas as normas vigentes;
8. sugerir medidas visando o constante aperfeiçoamento do pessoal da DMP;
9. representar a Universidade junto aos fornecedores nacionais e estrangeiros de materiais e serviços;
10. delegar competências, desde que não contrarie os dispositivos legais;
11. assessorar os órgãos da Instituição por ocasião da elaboração da proposta orçamentária anual;
12. propor ao Pró-Reitor de Administração, a efetivação de seguros dos bens móveis e imóveis;
13. efetuar os contratos de seguros propostos que forem aprovados;
14. estabelecer a programação de compras com estrita observância às disponibilidades orçamentárias, ao cronograma de desembolso e às normas legais pertinentes;
15. autorizar as compras e execução de serviços, obedecida a legislação em vigor e de acordo  com os limites e orientação superior;
16. expedir certificados de habilitação a fornecedores, mediante resultados da Comissão de Habilitação;
17. zelar pela execução de contratos de prestação de serviços, de compra e venda e de locação;
18. tomar as providências cabíveis em caso de falta ou extravio de equipamentos e materiais permanentes, sob responsabilidade da DMP;
19. propor ao reitor nomes para compor a Comissão Permanente de Habilitação de Fornecedores;
20. convocar os membros da Comissão Permanente de Habilitação de Fornecedores;
21. elaborar e encaminhar aos órgãos competentes o Plano Anual de Atividades;
22. encaminhar periodicamente ao Pró-Reitor de Administração, relatório de atividades desenvolvidas pela DMP;
23. cumprir e fazer cumprir este regulamento;
24. executar outras atividades correlatas.

À Divisão de Patrimônio compete:

1. receber, conferir e distribuir internamente os equipamentos e materiais permanentes adquiridos pela Universidade;
2. receber, conferir, guardar e distribuir internamente os equipamentos e materiais permanentes de terceiros colocados à disposição da Universidade;
3. efetuar o controle dos imóveis pertencentes à Universidade;
4. efetuar o tombamento dos equipamentos e materiais permanentes;
5. inventariar anualmente, ou quando solicitado, todos os bens patrimoniais pertencentes à Universidade ou sob sua responsabilidade;
6. solicitar providências ao diretor da DMP em caso de falta ou extravio de equipamentos e materiais permanentes entre as unidades da Universidade;
7. propor ao diretor a relação de bens a serem baixados;
8. registrar as transferências dos equipamentos e materiais permanentes entre as unidades da Universidade;
9. manter atualizado o cadastro patrimonial da FUEM;
10. proceder o Termo de Transferência de Responsabilidade sobre os bens patrimoniais quando da troca de chefia de órgãos da Universidade;
11. assessorar nos levantamentos dos equipamentos e materiais permanentes, quando solicitado;
12. enviar mensalmente aos órgãos da Universidade, relatórios de informação dos bens patrimoniais;
13. propor ao diretor a alienação das sobras, sucatas, materiais em desuso, obsoletos ou inservíveis, obedecidas as formalidades legais;
14. sugerir normas de controle e fiscalização do cadastramento, entrega, movimentação e baixa dos bens patrimoniais;
15. efetuar periodicamente o controle físico dos bens patrimoniais;
16. controlar a execução dos contratos de locação ou arrendamento de equipamentos e dos contratos de serviços de manutenção;
17. receber e encaminhar à BCE (Biblioteca Central) o material bibliográfico adquirido pela Universidade;
18. controlar os prazos de garantia dos equipamentos e materiais permanentes;
19. executar  os serviços mecanográficos de acordo com a orientação da Diretoria;
20. encaminhar os equipamentos e materiais permanentes para reparos e manutenção, acompanhando a execução dos serviços, dentro e fora do período de garanti;
21. propor ao diretor da DMP a efetivação de seguros dos bens móveis e imóveis, mantendo o seu controle;
22. cumprir e fazer cumprir as normas de padronização dos equipamentos e materiais permanentes.

À Divisão de Almoxarifado Central compete:

1. receber, estocar e distribuir internamente os materiais de consumo, matérias-primas e materiais de obras adquiridos pela Universidade;
2. efetuar o controle de estoques, de acordo com os critérios estabelecidos pela Diretoria;
3. organizar e manter o almoxarifado de materiais gerais e almoxarifado de obras, obedecidas às recomendações técnicas e legais para esse fim;
4. efetuar pedidos de compra para formação ou reposição de estoque dos almoxarifados;
5. realizar inventários dos materiais sob sua guarda e responsabilidade;
6. divulgar aos órgãos da FUEM relação de materiais mantidos em estoque;
7. manter atualizado o cadastro de materiais e  os registros necessários ao bom andamento dos serviços do órgão;
8. efetuar o controle de qualidade dos bens recebidos e em estoque, tomando as providências necessárias nos casos de devoluções ou da não-aceitação de materiais que não estejam de acordo com as compras efetuadas, ou de acordo com as especificações;
9. organizar e manter atualizados os preços dos materiais em estoque;
10. elaborar e propor normas sobre inclusão e/ou exclusão dos itens de material para estoque;
11. propor a fixação de níveis de estoques, procurando manter um nível necessário ao atendimento das solicitações dos órgãos da Instituição;
12. zelar pelo cumprimento dos contratos de fornecimento de materiais e do prazo de entrega;
13. propor ao diretor a alienação e/ou baixa de bens em estoque;
14. comunicar à Divisão de Compras problemas relativos à baixa qualidade dos produtos recebidos, embalagens danificadas, atraso de entrega das mercadorias etc.;
15. cumprir e fazer cumprir as normas de padronização de materiais adotadas pela FUEM.

À Divisão de Compras compete:

1. receber os pedidos de compra;
2. propor ao diretor da DMP as compras e contratações de serviços;
3. organizar os processos de compra e contratação de serviços devidamente autorizados;
4. efetuar a abertura das propostas de fornecedores para as quais não haja comissão especialmente designada para este fim;
5. proceder à classificação das empresas a serem convidadas a participarem dos processos de compra;
6. oficiar às diversas federações e associações informando-as do processo de compra, de acordo com as normas vigentes;
7. organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores da Universidade e a catalogoteca;
8. tomar as providências necessárias para habilitação de fornecedores que não estejam cadastrados ou que estejam  com seu cadastro desatualizado;
9. dar apoio logístico às comissões de habilitação e julgamento;
10. contatar com o requisitante solicitando parecer na aquisição;
11. processar as compras e contratações de serviços, de acordo com as normas vigentes;
12. fixar edital de notificação aos interessados sobre os resultados dos processos de compra e de julgamento das habilitações e/ou inabilitações;
13. efetuar um resumo físico, financeiro e das demais condições do processo de compra emitindo um parecer ao diretor da DMP sobre este;
14. executar e acompanhar o processamento de importações;
15. cumprir e fazer cumprir as normas de centralização das compras, inclusive nos casos de importação;
16. organizar e manter arquivos referentes a processos e/ou requisições de serviços e compras, necessários à eficiência do órgão;
17. elaborar contratos de prestação de serviços, de empreitada de obras, compra e venda, locação ou arrendamento de equipamentos e de serviços de manutenção;
18. processar a alienação das sobras, sucatas, materiais em desuso, obsoletos ou inservíveis, obedecidas as formalidades legais e determinações superiores.

À Secretaria compete:

1. prestar informações solicitadas segundo as normas da DMP;
2. organizar, atualizar e manter os arquivos, catálogos e fichários indispensáveis ao bom desenvolvimento dos órgãos que compõem a DMP;
3. organizar e controlar o acervo bibliográfico necessário ao desempenho das atividades da DMP ou o material produzido por ela;
4. administrar e controlar o material de uso administrativo comum aos órgãos da DMP e zelar pela conservação dos equipamentos e instalações;
5. executar outras atividades correlatas.

     Ao secretário incumbe:

1. planejar e organizar os serviços de secretaria;
2. prestar assistência e assessoramento à DMP nas atividades de secretaria;
3. encarregar-se dos serviços de redação, datilografia e semelhantes;
4. preparar, expedir e distribuir a  correspondência interna e externa;
5. controlar a agenda de compromissos do Diretor de Material e Patrimônio;
6. responsabilizar-se pelos serviços de recepção da DMP;
7. secretariar as reuniões da DMP, redigindo relato sobre os assuntos tratados e decisões tomadas;
8. providenciar e manter atualizado o arquivo contendo a legislação e outras informações de interesse da DMP;
9. receber toda correspondência, processos e outros documentos, acompanhando sua tramitação;
10. receber e controlar o material permanente e de consumo necessário ao funcionamento da DMP;
11. desempenhar outras atividades correlatas.